I - PRESTAÇÃO DE CONTAS MENSAL
(de acordo com Anexo ÚNICO da Portaria SME nº 3.477/11 – Cláusula Oitava – Do Pagamento)
“Para ocorrer o repasse dos recursos mensais referente ao “per capita”, a CONVENIADA deverá apresentar à SME, por meio da Diretoria Regional de Educação, até o dia 20 do mês da prestação dos serviços, o requerimento acompanhado dos seguintes documentos:”. requerimento do mês de prestação do serviço.modelo (1)
Observar o correto preenchimento do documento, verificando o nome da Entidade/Organização Social, CNPJ, mês de solicitação da verba, valor, nome da Unidade, nº total de crianças atendidas, discriminando
total de crianças de berçário, quando for o caso (todos os dados devem estar de acordo com o previsto no termo de convênio).
Observar que o requerimento de solicitação de pagamento deve ser dirigido ao Diretor Regional de Educação.
Protocolar o requerimento somente quando terminarem todas as pendências da prestação de contas.
A não liberação de pagamento de um convênio não poderá inviabilizar o pagamento dos demais convênios da entidade mantenedora naquela Diretoria Regional de Educação, salvo caso em que a Instituição encontrar-se inscrita no CADIN.
a) original ou cópia autenticada conferida com o original, da folha de frequência das crianças matriculadas, relativa ao período compreendido entre o primeiro e o último dia do mês anterior; modelo (2)
Observar se:
Todas as folhas estão assinadas pelo representante legal da entidade ou diretor do CEI/Creche;
Foi apontada a data da parada mensal, prevista em Portaria específica de SME;
O número total de crianças matriculadas está de acordo com o previsto no convênio: conferir quantas crianças foram matriculadas no mês, quantas foram desligadas e a lotação final, verificar também, o total de crianças de berçário (é aconselhável que as crianças de berçário sejam destacadas: outro tipo de letra, outra cor, sublinhada, etc, para facilitar a conferência);
A ordem da numeração está correta sem que haja ausência ou repetição de números, por meio de contagem individual;
As idades das crianças relacionadas estão de acordo com a faixa etária especificada no convênio e se a Unidade as atualizou (ano e mês);
Os dias de funcionamento estão de acordo com o previsto no calendário de atividades;
Apresentar mensalmente a folha do EOL, do último dia do mês, com o resumo das salas, confirmando as informações lançadas na folha de frequência (nº total de crianças e nº total de berçário);
A entidade/organização social deve estar ciente de que é responsável pelas informações lançadas na folha de frequência e que estas devem ser fiéis às informações lançadas no instrumento de registro de
frequência, podendo ser conferidas a qualquer momento por qualquer Órgão Público. Havendo divergências de informações, os descontos poderão serão realizados a qualquer tempo.
b) Nota fiscal de prestação de serviços emitida nos termos da Instrução Normativa SF/SUREM nº. 8, de 02 de junho de 2009 e do Comunicado SME nº 1438, de 24/07/2009,
Recomenda-se observar a Legislação vigente.
c) Original ou cópia autenticada conferida com o original do comprovante individual de pagamento dos funcionários e da comprovação de recolhimento dos respectivos encargos sociais (GPS, FGTS e outros);
Observar o regime de competência, ou seja, devem ter como referência o mês anterior ao qual se está solicitando o pagamento.
O quadro de Recursos Humanos deve estar em conformidade com a Portaria de convênios em vigor e com o previsto no Plano de Trabalho.
Será aceito maior número de funcionários, fazendo parte das despesas pagas pelo convênio, dentro das funções especificadas no quadro de pessoal e desde que previamente aprovado pela Supervisão Escolar e homologado pelo Diretor Regional de Educação por meio de adendo ao Plano de Trabalho. Conferir os holerites, observando se o número de funcionários apresentados (em cada função) está de acordo com o apontado no Plano de Trabalho aprovado. Não estando em conformidade com o proposto no Plano, ocorrerá desconto (salário da função + encargos), respeitando-se o prazo de 45 dias para a nova contratação (As transferências de funcionários entre CEI´s administrados por uma mesma Instituição não implicarão no reinício da contagem do prazo de 45 dias).
Informar a contratação de novos funcionários à Diretoria Regional de Educação, anexando cópia da certificação/habilitação profissional para o exercício da função.
A Diretoria Regional de Educação deverá ser informada imediatamente nos casos de remanejamento de funcionário entre as unidades.
Vistar os holerites para que não sejam utilizados em outras prestações de contas.
Encargos Sociais:
O contador da Diretoria Regional de Educação deverá analisar as Guias de Recolhimento, de acordo com a legislação vigente: FGTS, PIS, IRPF, INSS Empregado e Empregador (Patronal);
Não estará sujeita ao recolhimento do INSS patronal, a entidade que tenha sua isenção de contribuição previdenciária reconhecida pelo Instituto Nacional de Seguro Social – INSS, a ser confirmada mediante consulta ao “site” ;
Se possível, os encargos devem ser recolhidos por Unidade (CEI/ Creche). Não sendo possível, apresentar o recolhimento total com os desmembramentos, indicando o valor RESPECTIVO à prestação de contas da Unidade em questão;
Apresentar cópia do documento de compra do Vale Transporte.
Quando se tratar de uma compra total para a entidade, apresentar os desmembramentos, indicando o valor RESPECTIVO à prestação de contas da Unidade em questão. Algumas entidades depositam o valor do transporte e o lançam no holerite, neste caso, a entidade deverá elaborar documento com a relação dos gastos com VT apontados em holerite.
Casos especiais:
Holerite de funcionária em licença maternidade não entra no cálculo do RH; outros afastamentos médicos, superiores a quinze dias, também não. Uma situação diferenciada pode ocorrer, quando, no mês, a entidade tem várias funcionárias em licença maternidade: o contador da entidade não apura recolhimento do INSS (GPS). Neste caso, solicitar documento comprobatório do fato e declaração do contador;
Os desembolsos relativos às férias, acrescidas de 1/3, poderão ser suportados pelos recursos relativos ao repasse mensal, ao fundo provisionado e ao adicional, desde que devidamente comprovadas as despesas;
Nos meses em que houver pagamentos referentes ao 13º salário, devem ser emitidos holerites em separado para pagamento do salário e do 13º salário.